Direktorat Jenderal Kekayaan Intelektual (DJKI) telah mengalihkan hampir seluruh proses pendaftaran HKI ke sistem berbasis online yang dikenal sebagai e-filing atau pendaftaran elektronik. Bagi pemohon yang pertama kali menggunakan sistem ini, prosesnya bisa terasa membingungkan karena ada beberapa portal terpisah dan persyaratan dokumen yang berbeda untuk setiap jenis HKI. Panduan ini memandu Anda dari langkah pertama hingga permohonan berhasil diajukan.
Mengapa Gunakan e-Filing DJKI?
e-Filing menawarkan keunggulan nyata dibandingkan prosedur manual yang mengharuskan pemohon datang langsung ke kantor:
- Permohonan bisa diajukan kapan saja dan dari mana saja, tanpa perlu hadir ke kantor DJKI di Jakarta atau kantor wilayah
- Status permohonan dapat dipantau secara real-time melalui portal
- Dokumen tersimpan secara digital, menghilangkan risiko berkas fisik hilang atau rusak
- Integrasi dengan sistem pembayaran PNBP secara online mempersingkat proses pelunasan biaya
- Nomor permohonan resmi diterbitkan lebih cepat dibanding jalur manual
Portal e-Filing DJKI Berdasarkan Jenis HKI
DJKI mengoperasikan beberapa portal terpisah yang masing-masing menangani jenis HKI berbeda. Pastikan Anda menggunakan portal yang tepat:
- merek.dgip.go.id — untuk pendaftaran merek dagang dan merek jasa
- paten.dgip.go.id — untuk permohonan paten biasa dan paten sederhana
- haki.dgip.go.id — untuk pencatatan hak cipta (karya tulis, musik, seni, program komputer, dll.)
- desainindustri.dgip.go.id — untuk pendaftaran desain industri
Alamat portal dapat berubah seiring pembaruan sistem DJKI. Selalu verifikasi tautan resmi dari situs utama dgip.go.id untuk memastikan Anda menggunakan portal yang benar dan terhindar dari situs tidak resmi.
Langkah 1: Buat Akun dan Verifikasi Identitas
Sebelum mengajukan permohonan apa pun, Anda perlu membuat akun di portal DJKI yang relevan. Proses pembuatan akun umumnya mencakup:
- Isi formulir registrasi dengan data diri yang valid: nama lengkap sesuai KTP, Nomor Induk Kependudukan (NIK), alamat email aktif, dan nomor telepon
- Verifikasi email melalui tautan konfirmasi yang dikirim ke kotak masuk Anda — periksa juga folder spam jika tidak muncul dalam beberapa menit
- Untuk pemohon badan usaha: siapkan nama badan hukum, NPWP, dan nomor akta notaris
- Untuk klaim tarif UMKM: siapkan Nomor Induk Berusaha (NIB) yang terdaftar sebagai usaha mikro atau kecil di sistem OSS
Akun yang sudah terdaftar dapat digunakan untuk semua permohonan berikutnya di portal yang sama, sehingga tidak perlu mendaftar ulang setiap kali mengajukan permohonan baru.
Langkah 2: Siapkan Dokumen Digital Sebelum Mulai
Jangan mulai mengisi formulir sebelum semua dokumen siap. Beberapa portal tidak menyimpan progres pengisian secara otomatis — sesi bisa kedaluwarsa jika terlalu lama tidak aktif. Dokumen yang perlu disiapkan bergantung pada jenis HKI:
Untuk merek:
- File gambar label merek beresolusi tinggi dalam format JPEG atau PNG
- Daftar barang atau jasa yang akan dilindungi, sudah dikelompokkan per kelas Nice
- Surat kuasa bermeterai jika pengajuan dilakukan oleh konsultan HKI
- Bukti NIB dan surat keterangan UMKM jika mengklaim tarif khusus
Untuk paten:
- Deskripsi invensi yang lengkap dan jelas dalam bahasa Indonesia
- Klaim paten yang merumuskan lingkup perlindungan yang diminta
- Abstrak ringkasan invensi
- Gambar teknis jika diperlukan untuk menjelaskan invensi
Langkah 3: Isi Formulir Permohonan dengan Teliti
Sistem e-filing DJKI menggunakan formulir berbasis web yang diisi langkah demi langkah. Tips untuk menghindari kesalahan:
- Pastikan data di formulir konsisten dengan dokumen identitas yang dilampirkan
- Untuk merek multiclass, pilih semua kelas yang diinginkan dalam satu permohonan agar tidak membayar biaya pengajuan baru
- Unggah dokumen sesuai urutan dan spesifikasi format yang diminta sistem (ukuran file, resolusi, format)
- Simpan nomor referensi sementara jika sistem menyediakan fitur ini, sebagai antisipasi jika sesi terputus
Langkah 4: Bayar PNBP Setelah Formulir Terkirim
Setelah formulir berhasil dikirimkan, sistem akan menghasilkan kode billing yang harus dibayar dalam batas waktu yang ditentukan — biasanya beberapa hari kerja. Pembayaran dapat dilakukan melalui:
- Teller bank yang ditunjuk sebagai mitra DJBC/DJKI
- Mesin ATM bank yang mendukung pembayaran PNBP
- Layanan internet banking atau mobile banking
- Kanal pembayaran elektronik terintegrasi yang tersedia di portal
Permohonan yang kode billingnya tidak terbayar sebelum tenggat waktu akan dianggap batal secara otomatis. Pastikan nama pada bukti pembayaran sesuai persis dengan nama pemohon dalam formulir untuk menghindari masalah verifikasi.
Langkah 5: Pantau Status Permohonan
Setelah pembayaran terkonfirmasi, nomor permohonan resmi akan diterbitkan. Gunakan nomor ini untuk memantau perkembangan di portal DJKI. Status yang umumnya muncul secara bertahap:
- Permohonan Diterima: Formulir dan pembayaran terverifikasi
- Pemeriksaan Formal: DJKI memeriksa kelengkapan dan kesesuaian berkas
- Pemeriksaan Substantif: Pemeriksaan mendalam — untuk merek termasuk penelusuran kesamaan dengan merek yang sudah ada
- Pengumuman: Masa pengumuman dua bulan di Berita Resmi Merek untuk merek yang lolos substantif
- Terdaftar: HKI resmi terdaftar dan sertifikat dapat diunduh
Kesalahan Umum yang Harus Dihindari
- Data yang tidak konsisten antara KTP, NIB, NPWP, dan formulir pendaftaran — akan memicu permintaan klarifikasi yang memperlambat proses
- Mengunggah file dengan ukuran terlalu besar atau format yang tidak sesuai spesifikasi portal
- Tidak menyimpan bukti pembayaran dan screenshot konfirmasi permohonan sebagai arsip pribadi
- Lupa menandai tanggal tenggat pembayaran kode billing di kalender